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ビジネスで約束・納期を必ず守るためのポイント

砂時計とカレンダー

ビジネスでなくても約束や納期を守るのは当然とされていますが、ビジネスシーンでは特に重要視されています。ビジネス用語の中に大事にされているといわれる3つの要素「品質・コスト・納期」といわれるほどです。では、なぜそこまで大事といわれているのか?それはお客様に対しては「会社の評価」となり、大事なプロジェクトであれば今後の付き合いが掛かってくる可能性もあります。社内に対しても一つの製品を作る製造業であっても始めの工程の担当者が納期を遅らせることで、その後続処理の担当者の納期がどんどん遅れてしまいます。一人の納期が遅れることで作業が滞り余計なコストが掛かってしまう可能性もあるのです。

納期を守るためのコツは?

まず、前提として「いったことやる」という責任感が大事です。ただ、仕事の忙しさのため優先順位を日々選択しながら作業をしている中で納期に間に合わないケースも出てきてしまうこともあるのではないでしょうか?では受けた仕事に対して納期を守るためのコツをご紹介していきたいと思います。納期には自分でいつまでに終わらせると発言する「約束納期」とお客様やプロジェクトなどで要求される納期「要求納期」がありますがどちらも大事な納期となるので期日までに納品するようにしましょう。まず、自分の中でどの日までにどこまでの作業を完了させるのかを考えることが大事です。また自分の中で仮納期を前倒しで設定することで遅れてしまった時や余計な作業が入ってしまった時にもリカバリできます。

第三者に協力を依頼する

また、一人で作業しているとギリギリにならないと作業に取りかかれない人もいるかと思います。その場合は、第三者にチェックをお願いしてはどうでしょうか?この日にどの作業までを完了する予定と事前に共有していれば納期通りに作業が進んでいなければ第三者側からも気付けるので、早い段階で修正できます。そして、確実な方法が他の人に作業をお願いすることです。当然一人で行うのと二人で行うのであれば二人で行う方が効率的です。確かに教えたりする時間のロスはありますが一人の作業量には限界がありますので一人で終わらない段階で他の人に作業をお願いするという選択をするのも必要です。組織の中で仕事をしていれば約束を守る(ここでいえばプロジェクトを終わらせる)ことを念頭において作業をしているので、どれだけ一人で終わるような作業量であっても協力してくれるはずです。

納期に遅れた場合のことも想定しておく

ただ、どんなに納期の中で終わらせるよう作業をしていても、納期に遅れてしまうケースも発生してしまう可能性があります。
上記の内容と矛盾する内容ですが、遅れてしまった時のことも考えておくことも大事です。もちろん、期日内に納品することが理想ですが、予期せぬトラブルなどで遅延が発生する可能性もあります。そのため、常に最悪の場合を頭の中で想定して行動する必要があります。また、遅れることが確実になった場合、直前になって報告するのではなく事前にどの程度遅れそうなのかを相談することで仕事をお願いしている立場の人間は安心できます。依頼した側も無事に仕事が完了することを目的としているため、納期までに納品されることは必要なことではありますが、そのために品質を損なうことまでを望んではいません。一定の品質を保つことも頭に入れて納期の遅延が発生する場合は相談するように心がけたいですね。また、事前に納期の遅れを申告することで逆に信頼されることにもつながります。納期までに納品できなかったことはマイナスになる可能性も確かにありますが、きちんと報告し新たな納期を設定することでスケジュールを持って作業してくれていることが分かるため、少なくとも作業を進めていることは分かるためです。

まとめ

申告する際も実施できる期間を提案するようにしましょう。実際に遅れてしまっているので難しいケースもありますが作業が終わらせることが目的であるため、無理なスケジュールを引いてしまえば依頼者側に迷惑を掛けてしまいます。遅れを申告することは精神的に嫌ですし、もしかしたら頑張れば完了できるかもしれませんが、遅れた後のことを考えてくれていると判断されて信頼を損なわないこともあるのです。目的は依頼されたことを無事に終わらせるという「約束」を守るために行っているのですから。

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